Takut Ribet Menyiapkan Dokumen Pengiriman Kargo Laut? Catat Ini Dulu

Mengirim barang lewat kargo laut membutuhkan beberapa informasi yang harus disiapkan sejak awal. Tujuannya bukan membuat pengirim repot dengan urusan administrasi, melainkan memastikan data barang, pengirim, penerima, dan tujuan tercatat dengan benar. Dalam pengiriman domestik, kebutuhan dokumen kargo laut juga dapat berbeda sesuai jenis barang dan layanan yang digunakan.

Oleh sebabnya, penting memahami mana yang perlu disiapkan sendiri dan mana yang akan diproses oleh pihak ekspedisi.

Dokumen yang Perlu Anda Siapkan Sebagai Pengirim

Untuk pengirim, dokumen kargo laut sebenarnya cukup sederhana selama barang yang dikirim termasuk kargo umum. Informasi utama yang dibutuhkan biasanya berkaitan dengan identitas pengirim, penerima, serta rincian barang.

1. Surat Jalan

Pertama, surat jalan menjadi dokumen penting untuk menjelaskan barang yang diserahkan kepada ekspedisi. Isinya dapat mencakup nama pengirim, penerima, alamat tujuan, jenis barang, jumlah koli, serta keterangan lain yang diperlukan.

Untuk pengiriman domestik dari perusahaan, surat jalan bahkan dapat memuat informasi yang berfungsi seperti packing list. Data tersebut kemudian menjadi dasar bagi ekspedisi dalam memproses pengiriman. Namun, jika Anda pengirim yang bersifat perorangan tidak perlu menyiapkan dokumen ini.

Sebagai gantinya, pihak ekspedisi biasanya akan membantu membuatkan resi atau bukti serah terima internal berdasarkan data lisan yang Anda berikan.

2. Daftar Isi Barang

Selain itu, pengirim sebaiknya juga memiliki rincian barang yang dikirim. Informasinya dapat berupa nama barang, jumlah, berat, dan jumlah kemasan. Data ini membantu ekspedisi melakukan pengecekan saat barang diterima.

Semakin jelas rincian barangnya, semakin mudah pula mencocokkan kondisi barang dengan dokumen saat proses penerimaan maupun penyerahan.

3. Dokumen Tambahan Jika Barang Memerlukannya

Barang tertentu dapat membutuhkan dokumen pendukung sesuai jenis dan ketentuan yang berlaku. Karena itu, jangan menyamakan persyaratan dokumen untuk semua jenis kargo.

Jika Anda ragu, tanyakan terlebih dahulu kepada ekspedisi. Langkah ini lebih aman daripada mengetahui kekurangan dokumen setelah proses pengiriman berjalan.

Dokumen yang Diproses oleh Pihak Ekspedisi

Setelah barang dan informasi dari pengirim diterima, sebagian proses administrasi akan ditangani oleh ekspedisi. Dengan pembagian ini, pengirim tidak perlu membuat seluruh dokumen pengangkutan sendiri.

Beberapa dokumen yang dapat muncul dalam proses pengiriman laut antara lain:

• Bill of Lading atau B/L, sebagai dokumen pengangkutan laut oleh pihak pelayaran atau pihak terkait sesuai skema pengiriman.
• Manifest, yang memuat data muatan untuk kebutuhan administrasi pengangkutan.
• Dokumen pengiriman internal, seperti resi atau bukti serah terima barang.

Dalam ketentuan tertentu, Shipping Instruction memuat informasi seperti nama kapal, pengirim, penerima, jenis barang, berat atau volume, pelabuhan asal, dan pelabuhan tujuan.

Artinya, pengirim cukup memberikan data yang benar dan lengkap. Selanjutnya, ekspedisi mengolah data tersebut sesuai proses pengiriman.

Apa yang Perlu Dicek Sebelum Barang Berangkat?

Hanya karena dokumen sudah siap dari ekspedisi belum berarti selesai. Pengirim tetap perlu mengecek apakah data pada dokumen sesuai dengan barang.

Periksa beberapa hal berikut:

• Nama dan nomor kontak penerima.
• Alamat tujuan secara lengkap.
• Jenis dan jumlah barang.
• Jumlah koli atau kemasan.
• Berat atau ukuran barang.
• Kondisi kemasan dan tanda pengenal barang.

Mengapa bagian ini penting? Kesalahan sederhana pada alamat atau jumlah barang dapat menyulitkan proses pencocokan ketika kargo sudah masuk ke tahap berikutnya.

Untuk barang yang pengemasannya dalam beberapa koli, penandaan pada setiap kemasan juga membantu proses identifikasi. Praktik marking pada kemasan memang penting untuk memudahkan handling dan mengenali barang selama proses distribusi.

Selain dokumen, salah satu hal yang banyak dibahas biasanya soal status pengiriman. Kami sudah rangkum penjelasan lengkapnya di cara melacak pengiriman kargo laut. Jika Anda belum tahu silakan bisa coba cek dulu.

Jangan Samakan Dokumen Kargo Umum dengan Pengiriman Khusus

Persyaratan dokumen tidak selalu sama untuk setiap pengiriman. Kargo umum domestik tentu berbeda dengan barang yang masuk kategori khusus atau pengiriman ekspor.

Pada kegiatan ekspor, misalnya, terdapat dokumen seperti commercial invoice, packing list, dan Bill of Lading yang menjadi bagian dari kelengkapan administrasi ekspor.

Karena itu, pengirim sebaiknya menyampaikan jenis barang sejak awal. Informasi tersebut membantu ekspedisi menentukan dokumen apa yang perlu Anda siapkan dan apakah terdapat persyaratan tambahan.

Taswah Logistik Membantu Menyiapkan Proses Pengiriman

Dokumen kargo laut tidak perlu menjadi bagian yang membuat pengirim bingung. Untuk kargo umum, pengirim cukup menyiapkan data barang, identitas pengirim dan penerima, alamat tujuan, serta dokumen dasar seperti surat jalan.

Selanjutnya, jasa ekspedisi kargo laut Taswah Logistik membantu memproses kebutuhan administrasi pengiriman sesuai layanan dan jenis barang. Jika ada dokumen tambahan, tim kami dapat menginformasikannya sebelum pengiriman.

Dengan memahami pembagian tugas tersebut, Anda dapat menyiapkan pengiriman dengan lebih tenang tanpa harus mengurus seluruh dokumen pengangkutan sendiri.

FAQ

Apa dokumen utama untuk mengirim kargo laut domestik?

Untuk kargo umum, surat jalan dan rincian barang menjadi data penting. Persyaratan dapat berbeda sesuai jenis barang dan layanan.

Apakah pengirim harus membuat Bill of Lading sendiri?

Tidak. Pihak ekspedisi yang umumnya memproses atau menerbitkan B/L sebagai dokumen pengangkutan dalam rangka pengangkutan laut.

Bagaimana jika saya tidak tahu dokumennya?

Sampaikan jenis barang, berat atau jumlahnya, serta kota tujuan kepada Taswah Logistik. Tim kami dapat membantu menjelaskan dokumen yang perlu Anda siapkan sebelum pengiriman.